Tilitoimisto on yritykselle paljon enemmän kuin kirjanpidon hoitaja. Hyvä tilitoimisto auttaa ymmärtämään yrityksen taloudellista tilannetta, ennakoimaan tulevaa ja tekemään parempia päätöksiä. Kun yhteistyö toimii, yrittäjä voi keskittyä omaan liiketoimintaansa luottaen siihen, että taloushallinto on osaavissa käsissä.
Joskus yhteistyö ei kuitenkaan enää vastaa yrityksen tarpeita. Palvelu voi jäädä liian passiiviseksi, yhteydenpito takkuaa tai yrityksen kasvu tuo mukanaan uusia vaatimuksia, joihin nykyinen tilitoimisto ei pysty vastaamaan.
Mutta mistä tietää, milloin tilitoimiston vaihtaminen on oikeasti ajankohtaista?
Tässä on seitsemän merkkiä, joiden perusteella kannattaa arvioida, palveleeko nykyinen tilitoimisto yritystäsi parhaalla mahdollisella tavalla.
-
Et saa vastauksia silloin, kun niitä tarvitset
Yrittäjän arjessa tulee jatkuvasti vastaan kysymyksiä, joihin tarvitaan asiantunteva vastaus. Voiko yritys tehdä tietyn hankinnan? Miten osingonjako kannattaa toteuttaa? Mitä verotuksessa pitäisi huomioida ennen yrityskauppaa?
Jos viesteihin vastaaminen kestää toistuvasti kohtuuttoman kauan tai kysymyksiisi ei saa selkeitä vastauksia, yhteistyössä on syytä pysähtyä miettimään, mistä ongelma johtuu.
Tilitoimiston ei tarvitse olla tavoitettavissa ympäri vuorokauden, mutta yhteydenpidon pitäisi olla sujuvaa ja sovittujen toimintatapojen selkeitä.
Hyvä tilitoimisto ei ainoastaan käsittele tositteita, vaan auttaa sinua löytämään vastauksia yrityksesi taloushallinnon kysymyksiin.
-
Saat kirjanpidon, mutta et ymmärrä yrityksesi taloutta
Tiedätkö, tekeekö yrityksesi riittävästi tulosta? Mihin rahat kuluvat? Onko kassatilanne riittävän vahva tulevia investointeja varten?
Jos saat tilitoimistoltasi ainoastaan lakisääteiset raportit ilman niiden avaamista tai tulkintaa, yrityksesi taloudesta voi jäädä paljon olennaista ymmärtämättä.
Pelkkä tuloslaskelma tai tase ei aina kerro yrittäjälle riittävästi. Lukujen taustalla olevat syyt ja niiden vaikutukset tulevaisuuteen ovat usein vielä tärkeämpiä.
Tilitoimiston palveluiden tulisi vastata yrityksesi tarpeita. Toiselle riittää sujuvasti hoidettu peruskirjanpito, kun taas toinen tarvitsee säännöllistä raportointia, budjetointia, kannattavuuden seurantaa ja taloudellista sparrausta.
Jos kaipaat taloudestasi enemmän tietoa, mutta nykyinen palvelusi ei tarjoa siihen mahdollisuutta, voi olla aika kartoittaa vaihtoehtoja.
-
Tilitoimisto reagoi vasta, kun ongelmia on jo syntynyt
Verotus, kassanhallinta ja kannattavuus ovat asioita, joita kannattaa suunnitella etukäteen. Jälkikäteen tehtävät korjaukset voivat tulla kalliiksi, ja joskus menetettyjä mahdollisuuksia ei enää saada takaisin.
Jos verosuunnittelu nousee esille vasta tilinpäätöksen valmistuessa, kassavaje huomataan liian myöhään tai kannattavuuden heikkenemiseen reagoidaan vasta tuloksen romahdettua, yrityksen taloushallinnossa saattaa olla kehittämisen varaa.
Ennakoiva taloushallinto auttaa tunnistamaan riskejä ja mahdollisuuksia ajoissa. Se voi tarkoittaa esimerkiksi tulosennusteiden laatimista, verotuksen suunnittelua, kassavirran seurantaa tai investointien vaikutusten arviointia.
Kaikki yritykset eivät tarvitse laajoja konsultointipalveluita. Olennaista on, että tilitoimiston palvelut vastaavat yrityksen kokoa, tavoitteita ja toimintaympäristöä.
-
Et ole varma, onko kirjanpito hoidettu oikein
Kirjanpidon luotettavuus on yrityksen talouden perusta. Virheelliset kirjaukset, puutteellinen dokumentointi tai myöhässä tehdyt ilmoitukset voivat aiheuttaa ylimääräistä työtä, kustannuksia ja pahimmillaan veroseuraamuksia.
Hälytysmerkkejä voivat olla esimerkiksi toistuvat virheet, jatkuvasti korjattavat raportit tai epäselvyydet siinä, mitä yrityksen puolesta on ilmoitettu viranomaisille.
Yksittäinen virhe ei vielä tarkoita, että tilitoimisto pitäisi vaihtaa. Olennaisempaa on se, miten virheisiin suhtaudutaan, kuinka nopeasti ne korjataan ja miten vastaavat tilanteet pyritään estämään jatkossa.
Luotettavan tilitoimiston toimintaan kuuluvat ammattitaito, huolellisuus, selkeät toimintatavat ja avoin viestintä.
-
Yrityksesi on muuttunut, mutta palvelu ei ole kehittynyt mukana
Yrityksen tarpeet muuttuvat sen elinkaaren aikana. Aloittava yrittäjä tarvitsee usein apua perusasioissa, kun taas kasvava yritys voi tarvita esimerkiksi tarkempaa talousraportointia, palkanlaskentaa, rahoituksen suunnittelua tai tukea yritysjärjestelyihin.
Myös yrityksen toiminnan monimutkaistuminen voi kasvattaa taloushallinnon vaatimuksia. Uudet liiketoiminta-alueet, henkilöstön lisääntyminen tai kansainvälistyminen saattavat edellyttää aiempaa laajempaa osaamista.
Jos nykyinen tilitoimisto pystyy tarjoamaan vain rajallisen valikoiman palveluita tai joudut jatkuvasti etsimään apua muualta, yhteistyön jatkamista kannattaa arvioida.
Parhaimmillaan tilitoimisto kasvaa yrityksesi mukana ja pystyy tarjoamaan sopivaa tukea myös seuraavassa kehitysvaiheessa.
-
Et saa henkilökohtaista palvelua tai tunnet olevasi vain yksi asiakas muiden joukossa
Taloushallinnossa käsitellään yrityksesi kannalta merkittäviä tietoja ja tehdään työtä, jonka luotettavuus vaikuttaa suoraan liiketoimintaasi. Siksi yhteistyön pitäisi perustua luottamukseen ja avoimeen vuorovaikutukseen.
Jos yhteyshenkilö vaihtuu jatkuvasti, yrityksesi erityispiirteitä ei tunneta tai joudut selittämään samoja asioita yhä uudelleen, yhteistyö voi muuttua tarpeettoman raskaaksi.
Henkilökohtainen palvelu ei tarkoita sitä, että kaiken pitäisi riippua yhdestä työntekijästä. Hyvin toimivassa tilitoimistossa yrityksesi asiat tunnetaan, tieto kulkee ja palvelu jatkuu sujuvasti myös henkilöstömuutosten aikana.
Parhaimmillaan tilitoimisto tuntee yrityksesi tilanteen ja pystyy tarjoamaan neuvoja, jotka huomioivat juuri sinun liiketoimintasi tarpeet.
-
Hinta ei vastaa saamaasi palvelua
Tilitoimiston vaihtamista harkitaan usein silloin, kun kustannukset kasvavat. Pelkkä hinta ei kuitenkaan kerro, onko palvelu kallista vai edullista.
Halvin vaihtoehto ei välttämättä ole kokonaisuutena edullisin, jos palvelu on suppea, virheitä joudutaan korjaamaan tai yrittäjän omaa aikaa kuluu jatkuvasti taloushallinnon selvittelyyn.
Vastaavasti korkeampi hinta voi olla perusteltu, jos saat sen vastineeksi laajempaa asiantuntemusta, parempaa raportointia, aktiivista neuvontaa ja yrityksesi tarpeisiin sopivaa palvelua.
Kannattaa selvittää, mitä kuukausihintaan sisältyy, mistä lisälaskutus muodostuu ja millaista palvelua yrityksesi todellisuudessa tarvitsee.
Hyvä vertailu ei perustu ainoastaan hintalappuun, vaan palvelun sisältöön, laatuun, tavoitettavuuteen ja siihen, kuinka paljon se auttaa yritystäsi menestymään.
Miten tilitoimiston vaihtaminen kannattaa toteuttaa?
Jos tunnistit useita edellä mainituista merkeistä, sinun ei tarvitse tehdä päätöstä heti. Aloita keskustelemalla nykyisen tilitoimistosi kanssa siitä, mikä yhteistyössä ei toimi ja mitä toivoisit tilalle.
Jos tarvittavaa muutosta ei saada aikaan, vertaile muita vaihtoehtoja. Selvitä ainakin seuraavat asiat:
- Palvelun sisältö: Mitä kirjanpitoon, palkanlaskentaan, raportointiin ja neuvontaan kuuluu?
- Osaaminen: Onko tilitoimistolla kokemusta yrityksesi toimialasta ja tilanteesta?
- Yhteydenpito: Kuka vastaa yrityksesi asioista ja miten neuvontaa saa tarvittaessa?
- Hinnoittelu: Mistä hinta muodostuu ja millaisia lisäkustannuksia voi syntyä?
- Vaihdon käytännöt: Miten kirjanpitoaineisto, käyttöoikeudet, ilmoitukset ja keskeneräiset asiat siirtyvät uudelle toimijalle?
Vaihto kannattaa suunnitella huolellisesti. Vastuut, aikataulut ja aineistojen siirtyminen on hyvä sopia selkeästi, jotta kirjanpito, palkanlaskenta ja viranomaisilmoitukset jatkuvat keskeytyksettä.
Pohditko tilitoimiston vaihtamista? Ota yhteyttä!
Jos nykyinen tilitoimistosi ei enää vastaa yrityksesi tarpeita, nyt voi olla oikea hetki kartoittaa vaihtoehtoja. Tilitoimiston vaihtamisen ei tarvitse olla vaikeaa. Autamme sinua löytämään yrityksellesi sopivan ratkaisun.
Ota yhteyttä ja varaa maksuton keskustelu. Käydään yhdessä läpi yrityksesi taloushallinnon nykytilanne, tarpeet ja mahdollisuudet kehittää toimintaa. Keskustelu ei sido sinua mihinkään.
Löydetään yhdessä ratkaisu, jonka avulla taloushallintosi toimii sujuvasti ja voit keskittyä yrityksesi kasvattamiseen ja kehittämiseen.
Ota yhteyttä jo tänään. Tehdään yrityksesi taloushallinnosta huoleton osa arkea!